電話が鳴りやまない大学事務室――AI電話で入試・オープンキャンパスシーズンの問い合わせ対応を自動化

「電話が鳴りやまない」——大学事務室の日常

7月、オープンキャンパスの案内が大手進学サイトに掲載された翌朝。大学の入学センターには開室直後から電話が鳴り続けます。「予約の方法がわからない」「駐車場はありますか」「推薦入試の日程を教えてください」——スタッフが一本対応している間にも、何件もの着信が積み重なっていく。

これは特定の大学の話ではありません。少子化で学生獲得競争が激化する中、大学の電話窓口が抱える課題は全国共通のものになっています。

---

ピークシーズン別「電話殺到」の3パターン

大学の電話問い合わせには、明確な繁忙期があります。

1. オープンキャンパスシーズン（7〜8月）

全国の受験生・保護者が大学見学を検討する夏。イベント概要・予約方法・アクセス・駐車場・個別相談の予約など、同じ内容の質問が何十件・何百件と繰り返し寄せられます。

2. 入試出願・合否発表シーズン（9〜2月）

出願書類の記載方法、試験日程の確認、入学手続きの締め切り——受験生と保護者の不安は電話という形で窓口に集中します。実際、龍谷大学の入試部では「入学試験シーズンは電話が鳴りっぱなし」という状況が常態化していたと報告されています。

3. 新学期・履修登録期間（4月）

入学したばかりの学生からの「履修登録はどこでやればいい？」「学生証の発行はいつ？」といった問い合わせが集中。教務課・学生課の窓口は電話と来訪者の対応で手が回らなくなります。

---

なぜ大学の電話問い合わせは「なくならない」のか

Webサイトや入試要項にFAQを掲載しても、電話での問い合わせは減りません。その理由はシンプルです。

• 受験生・保護者は不安だから確認したい：進学は人生の一大決断。「サイトに書いてあるけど、本当に合っているか確認したい」という心理は自然です。
• 情報が多すぎて見つけられない：複数のページにまたがる情報を探し回るより、電話で聞いた方が早いと感じる人は多い。
• 夜間・休日に疑問が生まれる：高校生は放課後や夜間に調べることが多く、翌朝の開室時間まで不安を抱えたまま電話を待ちます。

つまり、Webコンテンツをいくら充実させても、電話で聞きたいという需要は本質的に解消されないのです。

---

大学事務職員が電話対応に追われる「本当のコスト」

電話対応の時間は、職員にとって「本来やるべき仕事」を圧迫します。

• 属人化リスク：電話対応の品質が担当者のスキルや経験に依存してしまう
• ベテラン職員の時間が奪われる：煩雑な問い合わせ対応に追われることで、企画・学生サポートなどの付加価値の高い業務ができない
• 採用難による負のスパイラル：事務職員の採用が難しくなる中、少ない人数で増加する問い合わせをさばかなければならない

立教大学では「出勤して電話対応することが物理的に難しくなった」ことを契機に業務のDX化を進めた事例があります。大学における電話対応業務の見直しは、もはや「改善の余地がある」ではなく、持続可能な運営に向けた必須課題になりつつあります。

---

Bell AI Callが大学の電話対応を変える

Bell AI Call は、AIがすべての電話に自動で対応するAI電話代行サービスです。繰り返し寄せられる定型的な問い合わせから、複雑なケースまでをAIが受け持ちます。

自動化できる問い合わせの例

これらの定型質問をAIが代わりに受け、解決できる問い合わせはその場で完了します。

AIで対応できないケースは2通りの方法で継続対応

すべての問い合わせをAIが完結できるわけではありません。Bell AI Callでは、AIで解決できないケースに対しても安心の対応フローが用意されています。

1. 折り返し案内：「担当者よりご連絡します」と案内して終話し、通話内容の要約を担当者に自動共有。職員は電話の前後関係を把握した上で折り返せます。
2. 有人転送：そのまま担当者へ転送し、転送時に通話内容の要約が共有されるため、担当者はゼロから話を聞き直す必要がありません。

繁忙期の電話集中をAIが吸収する

オープンキャンパスや入試シーズンに何十件もの電話が同時に集中しても、AIは並列で対応が可能です。「すべての電話に出る」状態を実現することで、問い合わせの取りこぼしをゼロにします。

---

導入事例：私立大学の入学センターへの導入イメージ

ある私立大学の入学センターでは、8月のオープンキャンパス期間中に一日あたり最大150件超の電話が集中し、スタッフが本来の業務（個別相談対応・資料整理・データ入力）に手をつけられない状況が続いていました。

Bell AI Call 導入後のシミュレーション：

• アクセス・日程・予約方法に関する問い合わせの約70%をAIが完結
• 繁忙期でも職員は「AIで対応できない相談」に集中できる体制を実現
• 夜間・休日の問い合わせも24時間受け付け、翌朝に要約レポートとして確認可能

---

よくある質問

Q. 大学特有の専門的な質問にAIは対応できますか？

A. Bell AI Callは大学ごとの情報（学部・入試方式・学費・施設情報など）をカスタマイズして設定します。繰り返し聞かれる定型的な質問については精度高く対応できます。複雑な個別相談については、AIが状況を把握したうえで担当者へスムーズにつなぐ仕組みになっています。

Q. 入試シーズン以外もコストがかかりますか？

A. Bell AI Callは繁忙期・閑散期を問わず常時稼働しています。入試シーズン以外でも「在学生からの日常的な問い合わせ」「保護者からの問い合わせ」などを継続して受け付けるため、年間を通じて活用できます。

Q. 受験生・保護者が「AIと話している」と感じると不信感を持ちませんか？

A. ご懸念はもっともです。Bell AI Call は、自然な音声で対話できる設計になっており、問い合わせを迅速に処理できることは多くの利用者にとってむしろ好評です。「電話がつながらない・折り返しがない」というストレスの方が、志望者離れにつながるリスクが大きいという現場の声も多くあります。

---

まとめ

大学の電話対応業務は、繁忙期の集中・定型質問の繰り返し・夜間対応の不可能という三重の課題を抱えています。職員数が増やせない中でこれらを解決するには、AIに電話対応を任せる仕組みが有効です。

Bell AI Call は、大学が抱える電話問い合わせの自動化を実現し、職員がより付加価値の高い業務に集中できる環境をつくります。入試競争が激しくなる今こそ、「電話がつながる大学」「対応が早い大学」として受験生・保護者の信頼を獲得するチャンスです。

---

Bell AI Callへのお問い合わせ

「電話が鳴りやまない繁忙期を何とかしたい」「少ない人数でも問い合わせを取りこぼしたくない」——そんな大学の担当者様のご相談をお待ちしています。

サービスの詳細や資料のご請求は、お問い合わせ からお気軽にご連絡ください。