「電話業務の約90％を削減・新規予約数2.4倍」をAI電話導入により実現したS歯科医院の取り組み

導入実績

Bellは30以上の業界（医療・不動産・自動車・物流・旅行・金融・自治体など）で「電話業務の自動化 × 顧客接点の高度化」を実現してきました。
まるで人間が話しているような音声で、AIが24h/365d対応することはもちろんのこと、あらゆるシステムと連携することで、各種業界の電話業務をAIが代替してきました。

本記事では、S歯科医院が Bell AI Call を活用し、

• 電話業務の約90％削減
• 新規予約数2.4倍
  を実現するまでのプロセスをご紹介します。

Bell AI Callサービス詳細については、こちらをご確認ください。

少人数体制の歯科医院を悩ませる「電話業務」という課題

歯科医院では、診療・会計・受付といった業務を、限られた人数で回しているケースが少なくありません。
S歯科医院も、数名体制で日々の業務を行っていました。

一方で、医院には毎日のように多くの電話がかかってきます。

• 診療時間や休診日の確認
• 初診・再診の予約
• 痛みや腫れに関する相談
• 営業の電話

診療中は電話に出られないことも多く、
「電話がかかってきているのに対応できない」という状況が日常的に発生していました。

その結果、Googleの口コミに
「電話がつながらない」といった声が書き込まれることもあり、
歯科医院Sでは電話業務に強い課題感を抱くようになっていきました。

IVR導入でも解決しなかった電話業務の負担

こうした状況を改善するため、S歯科医院では一度、IVR（自動音声ガイダンス）システムを導入しました。 ※IVRとは ：「予約の方は1番、その他のお問い合わせは2番」といった音声案内で電話を振り分ける仕組みのこと

しかし、実際にIVRを使用してみると、次のような課題が浮き彫りになりました。

• 多くの患者様が人に転送されるフローを選択するため、業務負担がほとんど減らない
• 診療中に電話が鳴り、結局作業が中断されてしまう
• 患者様側も「たらい回しにされている」印象を受けてしまう

結果として、IVRは電話業務を楽にするどころか、
問題を先送りするだけ という状態になってしまいました。

「AI電話なら違うかもしれない」と思い探し始めた中で出会ったBell

IVRでの電話業務改善が難しいと感じたS歯科医院は、
次の選択肢として「AI電話サービス」を探し始めました。

当初、AI電話に期待していたのは、 「営業時間や休診日など、典型的な質問への自動回答」 といった、いわば一次対応レベルのものでした。

そんな中で出会ったのが、AI電話サービス Bell です。

Bellを知ったとき、S歯科医院が特に魅力を感じたのは、
AIが予約対応まで完結できる という点でした。

• 非典型的な質問への回答も可能
• 予約システムと連携し、AIがその場で予約受付まで対応

これは、従来のIVRや他の自動応答システムにはない特徴でした。

加えて、実際に音声を確認した際、
本当に人と話しているように自然だったという点も、大きな決め手となりました。

※実際の音声はこちらからご確認いただけます。

導入の決め手は「準備のしやすさ」と「現場負担の少なさ」

AIサービス導入にあたって、

ナレッジ作成に多くの時間がかかるのではないか

という不安はよく聞かれます。

S歯科医院においても、当初は同様の懸念を抱いていました。

しかしBellでは、

• 歯科医院向けの基本ナレッジは弊社側で作成
• 医院側は自院のオペレーションに合わせて微調整するだけ
  という形で導入が可能です。

その結果、スタッフがナレッジ作成に長時間を割く必要はなく、
日常業務への影響を最小限に抑えたまま、スムーズに導入を進めることができました。

Bell導入後の運用体制

現在、S歯科医院では、Bellが以下の電話業務を担っています。

• 診療時間・休診日などの典型的な質問対応
• 初診・再診の予約受付
• 予約変更・キャンセル対応

一方で、すべてをAIに任せているわけではありません。

急患など緊急性の高い内容のみスタッフへ転送するなど、有人転送のシナリオを設計しています。

また、通話内容はリアルタイム・会話終了後の両方で確認できるため、
どのような問い合わせがあったのかを把握することも容易になりました。

導入効果①｜電話の取りこぼしがほぼゼロに、新規予約数が2倍以上に増加

Bell導入後、最も大きな変化は、
これまで対応できなかった電話を確実に受け止められるようになったことでした。

AIがすべての着信に対応することで電話の取りこぼしがほぼゼロに近づき、
その結果、新規予約数は導入前と比べて 2倍以上に増加 しました。

導入効果②｜電話対応による業務中断がほぼなくなり、本来業務に集中できるように

Bell導入後、電話対応による業務中断も大きく減少しました。

• 典型的な質問対応
• 予約受付・変更対応
• 営業電話の一次対応

これらをAIが担うことで、
スタッフが診療中や受付業務の合間に電話対応へ追われることがほぼなくなりました。

その結果、スタッフは診療や患者対応といった、
本来注力すべき業務に集中できる環境 を実現しています。

導入効果③｜患者様から寄せられた「安心」と「便利さ」の声

Bell導入後、患者様からも前向きな声が届くようになりました。

ある時、休診日であることを承知の上で、
電話をかけてこられた患者様がいらっしゃいました。

Bellが対応し、その場で疑問点を解消した上で、予約まで完結。

後日、その患者様からは、

休診日でも、スタッフの方と話しているようで安心できました。  
その場で疑問が解消されて、予約までできたのがとても便利でした。

という言葉をいただいたそうです。

少人数体制でも「電話対応を諦めない」歯科医院様へ

Bellの導入により、S歯科医院では、

• 電話業務の約90％をAI電話で対応
• 新規予約の取りこぼしを防止し、予約数は導入前の2倍以上に
• スタッフの業務負担を軽減し、診療に集中できる環境を実現
  することができました。

「電話に出られないから仕方ない」ではなく、
「AIに任せることで、より良い診療環境をつくる」
そんな選択肢が、歯科医院にとって現実的なものになりつつあります。

歯科医院でのAI電話活用にご興味のある方へ

• 自院ではどこまで電話業務を自動化できるのか
• 急患対応や既存の予約システムとどう連携できるのか
• 少人数体制でも無理なく導入できるのか
  といった点についても、貴院の運用に合わせてご案内いたします。

少しでもご興味をお持ちいただけましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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