Khi bạn gọi đến, giọng nói tự động sẽ hỏi nhu cầu của bạn. Đặt lịch, đổi hoặc hủy được tiếp nhận theo nội dung bạn nói. Trang này hướng dẫn cách gọi và ví dụ lời nói.
Giọng nói tự động trả lời thay nhân viên và tiếp nhận đặt mới, đổi lịch, hủy lịch.
Ngoài giờ tiếp nhận hoặc giờ đông, vẫn nhận đặt lịch bằng điện thoại. Hãy gọi vào lúc thuận tiện với bạn.
Không cần bấm nút. Chỉ cần nói to nhu cầu như “đặt lịch mới”, “đổi lịch hẹn”.
Nếu nghe chưa rõ, hệ thống sẽ hỏi lại. Nói lại một lần, cuộc gọi sẽ tiếp tục từ đó.
Bạn không cần nói hết mọi thứ cùng lúc. Hãy nói nhu cầu ngắn gọn, từng ý một. Câu đầu tiên có thể chọn từ những câu dưới đây.
Chỉ cần “một câu” đó là đủ. Sau đó hệ thống sẽ hỏi lần lượt họ tên, ngày sinh, ngày giờ mong muốn. Bạn chỉ cần trả lời theo thứ tự. Không cần nói hết một lúc.
Từ lúc gọi đến khi đặt lịch xong gồm ba bước.
Gọi số điện thoại bạn vẫn dùng. Không cần số riêng. Khi nối máy, giọng nói tự động sẽ bắt đầu. Không cần ứng dụng hay đăng ký tài khoản.
Hệ thống sẽ hỏi “xin cho biết nhu cầu”. Trước hết hãy nói ngắn gọn một câu, ví dụ “đặt lịch mới”, “đổi lịch hẹn”. Sau đó sẽ hỏi lần lượt họ tên, thời gian mong muốn; bạn chỉ cần trả lời theo thứ tự.
Cuối cùng hệ thống xác nhận lại những gì vừa hỏi. Nếu không có vấn đề, lịch hẹn được hoàn tất. Nội dung được chuyển cho nhân viên.
Không có cách nói cố định. Hãy nói nhu cầu chỉ bằng “một câu” như dưới đây.
Gợi ý ① Đừng nói hết một lúc, hãy trả lời từng ý một. Đợi câu hỏi rồi hãy nói để nội dung được truyền đạt rõ hơn. Gợi ý ② Nếu nghe chưa rõ, hệ thống sẽ hỏi lại. Nói lại một lần, cuộc gọi sẽ tiếp tục từ đó.
Cuộc gọi thực tế diễn ra như dưới đây. Bạn chỉ cần trả lời từng câu hỏi.
Đặt lịch đã hoàn tất. Nếu nghe chưa rõ, hệ thống sẽ hỏi lại. Nói lại một lần, cuộc gọi sẽ tiếp tục từ đó.
Trước hết một câu ngắn như “đặt lịch mới”, “đổi lịch hẹn”. Sau đó chỉ cần trả lời từng câu hỏi.
Nếu chưa rõ, hệ thống sẽ hỏi lại. Nói nhầm thì sửa ngay lúc đó cũng được.
Nói chậm, bình tĩnh dễ được nhận hơn là nói nhanh. Nên gọi từ nơi yên tĩnh.
Đôi khi sẽ hỏi mã đặt chỗ hoặc số hội viên. Chuẩn bị sẵn sẽ thuận lợi hơn.